Vielleicht ist Ihnen schon an anderer Stelle aufgefallen, dass wir sehr viel von Selbstdokumentationen schreiben. Wir machen das ganz bewusst, weil einerseits der Gesetzgeber schlicht und einfach Selbstdokumentationen vorschreibt und ein Nichtvorhandensein teuer sanktioniert. Anderseits sollen alle Dokumentationen, so aufwändig sie auch zu erstellen sind, dem Betrieb immer auch einen Nutzen bringen. Sei es eine präventive Gefahrenfrüherkennung, sei es eine Dokumentation des rechtmässigen Handelns aller Mitarbeitenden gemäss Rechtsnormen oder sei es einfach Kommunikationsmaterial zu Marketing- und Verkaufszwecken.
Mit der Selbstdokumentation ist es ähnlich wie mit der Feuerwehr: in Zeiten relativer Ruhe soll man sich gut ausstatten und vorbereiten, so dass man in hektischen Zeiten nur noch die vorhandenen Dokumentationen ziehen kann. So behält man in hektischen Situationen die Ruhe und Übersicht, und nach Aussen kann man sogar hohe Sachkompetenz ausstrahlen.
Kurz zusammengefasst kann gesagt werden: Wenn Sie ein Papier nur darum beschreiben, weil Sie ein Papier aufgrund rechtlicher Sachzwänge beschreiben müssen, dann ist es schade um das Papier. Wenn Sie und Ihre Mitarbeitenden aber genau wissen, was Sie mit einer digitalen oder händischen Dokumentation festhalten und auswerten wollen, und welche Verbesserungs- oder Marketingmassnahmen man aus den Dokumentationen generieren kann und will, dann macht jede einzelne Dokumentation plötzlich sehr viel Sinn.
Viele kennen die Motivationszusammenhänge bestens aus der Militärdienst-Zeit: wenn ich den Sinn sehe in einer Tätigkeit, dann mache ich diese Tätigkeit gerne und gut. Wenn der Sinn aber auch beim zweiten hinsehen nicht ersichtlich wird, dann ist die geistige Abschaltung eine ganz natürliche Erscheinung.
Wir legen grossen Wert auf eine schlanke, übersichtliche und nutzenstiftende Dokumentation: so viel wie nötig, so einfach wie möglich
Kontrolle Kühltemperaturen
Bei Kontrollen der Kühltemperaturen kann eine einfache Papierlösung angewendet werden, indem man ein- bis drei mal täglich die angezeigten Temperaturen aller gekühlten Räumlichkeiten schriftlich festhält, mit genauem Ablese-Zeitpunkt. Formularvorlagen dafür gibt es im Internet in genügender Anzahl zum downloaden. Wir gehen hier nicht näher darauf ein.
Wenn wir aber beim dokumentieren der Kühlraumtemperaturen einen weitergehenden Nutzen ableiten wollen, dann können wir:
einen schleichenden Verlust an Kühlmittel im Frühstadium feststellen
zunehmende Lamellenverstopfung am Verdampfer erkennen
zu grosse Kühlraumbeschickung / temporär zu wenig Kühlleistung erkennen
zu lange Türöffnungszeiten nachweisen
Störfälle dokumentieren und Lehren daraus ziehen
Fernüberwachungen 7/24 weltweit tätigen
Temperaturen auf Transportwegen und zum Zeitpunkt der Warenübergabe an Kunden festhalten und sogar mitliefern
etc.
Es gibt viele Geräte am Markt, die digitale Temperaturaufzeichnungen in gewünscht kurzen Kadenzen festhalten und die Daten gleich in grafischer Form ausgeben. Diese Geräte werden zu Preisen angeboten, wo eine händische Erfassung eigentlich viel zu teuer wird.
Optional werden bei allen Temperatur-Bandbreitenüberschreitungen optische oder akustische Signale ausgesandt, von blinkenden Leuchtdioden bis hin zu SMS-Benachrichtigungen auf definierten Natel-Geräten.
Auf Wunsch helfen wir Ihnen gerne beim Finden einer individuellen, optimal auf Ihren Betrieb zugeschnittenen Lösung mit Abklärungs-, Projektierungs- und Umsetzungsarbeiten. Fragen Sie einfach!
Nachfolgend sind je ein Kühlfahrzeug- und Transporttemperatur-Protokoll abgebildet. Je nachdem, wo man im Kühlfahrzeug die Messsonden platziert, erhält man grössere oder kleinere Peaks in der Temperaturkurve.
Prüfmittelüberwachung
Wer misst, misst Mist. Ein beliebtes Bonmot in QS-Kreisen..., was will es uns sagen? Messgeräte geben uns, ob analog oder digital, gemessene Werte an. Diese Werte können aber nur stimmen, wenn die Messgeräte (Prüfmittel) auch richtig eingestellt und geeicht sind.
Bei Verkaufswaagen bekommen Sie periodische Besuche des zuständigen Eichmeister. Die Waagen werden geprüft und geeicht. Innerbetriebliche, nicht für den Verkauf zugelassene Waagen können Sie mit einfachen Vergleichswiegungen selber auf Stimmigkeit überprüfen.
Bei Temperaturmessgeräten besteht keine amtliche Prüfpflicht. Sind Sie sicher, dass alle Ihre Thermometer die gleichen Temperaturen anzeigen? Und wenn ja, sind Sie sicher dass die immer gleich angezeigten Temperaturen auch wirklich stimmen?
Bei Abweichnungen von unter +/-1°C besteht in einem KMU-Betrieb in aller Regel kein Problem, bei Abweichungen gegen +/-2°C oder darüber kann schon bald einmal die Lebensmittelsicherheit gefährdet sein, wenn es um CCP-Messungen im Bereich von 70°C geht.
Was braucht es zur Sicherheit? Sie können Ihre Temperaturmessgeräte periodisch beim Hersteller in einem Prüflabor kalibrieren lassen und erhalten dabei ein Prüfzertifikat mit einer Laufzeit-Gültigkeit. Das gibt eine hohe Sicherheit und ist die kostenintensive Variante.
Sie können einen externen Dienstleister beauftragen, im Rahmen von Routinebesuchen auch gleich alle prozessrelevanten Temperaturfühler mit Vergleichsmessungen zu einem Referenzgerät zu überprüfen. Solche Messungen können sehr kostengünstig, transparent und glaubwürdig durchgeführt und dokumentiert werden.
Wir bieten referenzierte Kontrollmessungen an mit rückführbarem Messzertifikat an. Dabei verwenden wir ein Hochpräzisions-Messgerät mit kalibrierter hochpräziser Messsonde für Luft- und Flüssigkeitsmessungen. .
pH-Messgeräte müssen auch regelmässig geeicht werden, wenn sie zuverlässige Werte anzeigen sollen. Dies geschieht mit Pufferlösungen in normierten pH-Wertbereichen. Falls Sie ein solches Gerät verwenden und dazu Fragen haben, helfen wir Ihnen auch hier gerne weiter. Einfach melden!
Für alle Stellen, deren Inhaber Führungsfunktionen erfüllen und für alle Stabsstellen sollen grundsätzlich Stellenbeschreibungen ausgearbeitet werden. Zusätzlich soll auch für andere Stellen eine Stellenbeschreibung erstellt werden, wenn eine schriftlich festgelegte klare Abgrenzung der Aufgabenbereiche nötig ist, damit die Führung und die Zusammenarbeit gewährleistet werden kann.
Wozu dienen Stellenbeschreibungen?
neue Mitarbeitende können sich mit ihren Aufgaben und Verantwortlichkeiten vertraut machen und sich darin wieder finden
um bei Bedarf Stellenanzeigen einfach und schnell zu verfassen
um bei einem Vorstellungsgespräch die richtigen Fragen zu stellen
zur vereinfachten Erstellung von Arbeitsverträgen
um Leistungsbewertungen der Mitarbeitenden zu erleichtern
Was sollen Stellenbeschreibungen beinhalten?
wichtige Kerndaten der Aufbauorganisation
prägnante Zielsetzungen
Haupt- und Einzelaufgaben
Verantwortungen und Befugnisse
Anforderungen an Bewerber
– Ausbildung
– Erfahrung
– Kenntnisse
– Fähigkeiten
– Motivation
– Haltung / Einstellung
Wie geht man am besten vor?
1. alle Unterlagen zur betreffenden Stelle bereithalten und sich Gedanken machen zur Umschreibung der Stelle
2. Gespräche führen mit dem direkt involvierten Team
3. Auswertung der Gespräche
4. Stellenbeschrieb erstellen
Eine mögliche Gestaltung von Stellenbeschrieben sehen Sie im Bild oben rechts. Selbstverständlich kann das Formular nach Ihren Wünschen und Anforderungen angepasst werden. Fragen Sie uns
Schlachtrapporte sind auf den ersten Blick vielleicht als ein administratives Unding anzusehen. Doch dürfen wir nicht vergessen, dass beim Schlachtprozess, zumindest solange die Schlachttiere noch leben, die Tierschutz-Gesetzgebung voll greifft. Und ein Vergehen gegen die Tierschutz-Rechtsetzung ist ein Offizialdelikt. Will heissen, bei blossem Verdacht auf Verletzung der Tierschutz-Vorschriften muss eine Untersuchungsbehörde tätig werden.
Darum macht ein Schlachtrapport, wo man besondere Vorkommnisse festhält, und nötige Korrekturmassnahmen beschliesst und dokumentiert, durchaus Sinn im Rahmen der Selbstdokumentation.
Gleichzeitig kann ein solches Rapportformular dienen zur Festhaltung von Schäden an Anlagen und Einrichtungen (Betäubungsgeräte - Tierschutzvorschriften!) und als Reparaturauftrag. Selbstverständlich muss so ein Rapport möglichst einfach auszufüllen sein, nur so wird er auch angewendet. Und nur ausgefüllte Rapporte dienen der Selbstkontrolle.
Oben rechts sehen Sie ein mögliches Formular, das auf Wunsch Ihren Anforderungen und Bedürfnissen angepasst werden kann. Fragen Sie uns!
Spezifikationen Zulieferer
Sie müssen gegenüber Ihren Kunden und Abnehmern verlässliche und rechtsverbindliche Spezifikationen und/oder Deklarationen für alle in Ihrem Betrieb hergestellten Erzeugnisse abgeben.
Damit Sie selber die nötigen Rechtssicherheiten haben bezüglich Allergenen, Lebensmittelunverträglichkeiten, GVO-Freiheit, und weiteren Zusagen, die Sie von Zusatzstoff- und Halbfabrikate-Lieferanten bekommen, sind Sie auf deren verbindlichen Produktspezifikationen angewiesen. Dabei sind die oft verwendeten Disclaimer zu beachten, mit denen Lieferanten gerne Verantwortungen an Sie als Abnehmer delegieren!
Solche Spezifikationen von Lieferanten sind Momentzusagen und können unter Umständen nach Monaten oder Jahren nicht mehr den dannzumaligen Tatsachen entsprechen.
Mit einem periodischen Änderungsdienst können Sie sicherstellen, dass Sie immer zeitnahe und aktuelle Spezifikationen der Zulieferer haben, die wiederum als Basisdokumente dienen für die von Ihnen zu erstellenden Spezifikationen/Deklarationen an Ihre eigenen Abnehmer und Kunden.
Wechselt ein Lieferant Komponenten aus in seinem Produkt, so sind Sie eventuell auch mit in der Pflicht, diese Komponentenwechsel in Ihre eigenen Produktdeklarationen einfliessen zu lassen. Solche Spezifikationsüberprüfungen können schon bald mal zu mühsamen administrativen Zusatzaufwänden führen. Werden diese Arbeiten aber nicht gemacht, droht Ihnen die Gefahr der Beschuldigung wegen Falschdeklarationen Ihrer Produkte. Ihr Zulieferant kann belegen, dass er seine Spezifikationen mit genauer Datierung überarbeitet hat, Sie aber stehen in der Verantwortung mit nicht angepassten Dokumentationen.
Hier können wir Ihnen mit all unserer Erfahrung und Routine behilflich sein bei der Dokumentenverwaltung und Dokumentenpflege. Mit einer schlanken und effizienten Systematik halten wir Ihre Dokumentation auf aktuellem Stand. Kommen Sie auf uns zu!
Inspektionsberichte
Als Unternehmer und Geschäftsführer werden Sie mit schöner Regelmässigkeit inspiziert, sei es der Betrieb durch das Lebensmittelinspektorat und das Arbeitsinspektorat, seien es die Motorfahrzeuge durch die amtlichen Kontrollen, etc.
Es kann durchaus Sinn machen, die Inspektionsberichte sortiert und chronologisch in digitaler Form abzulegen. So hat man zu einem späteren Zeitpunkt eventuell wichtige Informationen schnell zur Hand, ohne dass man dafür ordnerweise Papier sammeln muss.
In zunehmendem Masse verlangen grössere Abnehmer im Sinne einer normgerechten Lieferantenbeurteilung Einsicht in die Berichte der Lebensmittelinspektorate. Wenn Sie die Daten in digitaler Form sofort verfügbar haben, können gewünschte Informationen schlank und schnell erteilt werden.
Wir erledigen den administrativen Aufwand für die Erstellung einer übersichtlichen und digitalen Dokumentation Ihrer Inspektionsberichte mit der nötigen Sorgfalt und Vertraulichkeit.
Reden Sie mit uns darüber!
Schaedlingsmonitoring
Als Verantwortliche Person eines Lebensmittelverarbeitungsbetriebs werden Sie in der Hygieneverordnung Art. 6, Abs. 2, Ziff. g verpflichtet:
"Räume und Installationen müssen frei von Schädlingen und Ungeziefer gehalten werden. Erforderlichenfalls sind geeignete Verfahren zur Bekämpfung vorzusehen."
Sollten Sie Probleme haben mit Schädlingen im Betrieb, so stehen wir Ihnen mit unserer diesbezüglichen Erfahrung gerne beratend zur Seite.
